Ginesis Finance accompagne les Fonctions finance sur toutes les étapes de la transition vers la facture électronique :
- Diagnostic de conformité et cartographie des flux
- Revue et optimisation des processus P2P/O2C
- Support à la rédaction de cahier des charges et choix de solutions
- Gestion de projet & AMOA
- Conduite du changement et veille réglementaire
Plusieurs jalons clé dans les mois qui viennent, qu’il est essentiel de passer à l’heure pour une transition aussi fluide que possible :
- Le volet « data » : analyser, qualifier, mettre en qualité vos données dès maintenant
- Le choix d’une PDP : suite à la fin de l’option PPF, comprendre les offres des PDP et choisir celle qui vous correspond
- La mise à disposition de l’annuaire prévue en juillet : une date clé d’accélération de votre projet
L’expertise de Ginesis Finance
Avec la réforme portée par la DGFIP et l’AIFE, la facturation électronique devient une réflexion stratégique au-delà des aspects purement fiscaux ou techniques. C’est l’occasion de réexaminer les processus et de préparer les systèmes d’information à ces changements. Ginesis Finance apporte son expertise règlementaire et son expérience des projets de transformation Finance.
Pourquoi préparer la transition maintenant ?
Le décalage de mise en œuvre de la réforme présente une opportunité d’engager les diagnostics pour être prêt le jour J : cartographie des outils, audit des processus, analyse de volumétrie, revue de la qualité des données.
Cette journée est une étape clé pour comprendre les implications de la facturation électronique sur votre entreprise. Ginesis Finance est là pour vous accompagner dans cette transformation.
Découvrez nos convictions sur la facturation électronique :
Qu’est-ce que cette réforme?
Définition
Le terme « facturation électronique » est rentré dans l’usage courant bien avant la réforme du même nom.
Mais attention ! Pour être conforme à la future réglementation il ne s’agit plus simplement :
- D’envoyer une facture dans un format informatique (Word, Excel, PDF) par mail à votre client
- De définir un protocole EDI hors du cadre réglementaire
1 réforme, 2 obligations
Le e-invoicing, ou la réception et l’envoi des données de facturation à la fois aux partenaires B2B et assujettis à la TVA française et à l’administration fiscale ;
Le e-reporting, qui couvre un large champ d’information de facturation (cycle de vie des factures, flux internationaux ou hors assujettis) et dont la mise en œuvre s’avère complexe.
Organisation
De nombreux flux mais un schéma structurant :
3 étapes à ne pas négliger
1. Gap analysis
Diagnostic de conformité avec la réforme à 360 :
- Processus
- Outils
- Fiscalité
- Analyse d’impacts et matrice de maturité
2. Target design
Transformer une contrainte réglementaire en opportunité d’optimisation de l’efficacité opérationnelle de vos processus et de vos outils
Définir la cible en cohérence avec besoins de votre organisation
3. Roadmap
- Définir les marches de mise en conformité
- Prioriser et jalonner les actions
- Mettre les acteurs en mouvement
Facturation électronique & Déclaration de TVA, Comment s’y préparer ?
Connaître les objectifs de l’état
Si la réforme de facturation électronique n’est pas une réforme fiscale les objectifs de l’Etat en matière de TVA sont clairement établis :
- Simplifier, à terme, les obligations déclaratives via le pré-remplissage de la CA3
- Lutter contre la fraude
- Renforcer la transparence des données via des échanges plus réguliers et à une maille plus fine
Réaliser les vérifications nécessaires
Saisir l’opportunité de mise en conformité
En repoussant l’entrée en vigueur de la facturation électronique, l’Etat vous laisse plus de temps pour vous mettre en conformité
Profitez du report de la réforme pour adresser sereinement les enjeux en matière de déclaration de TVA
Les clés du succès
Anticiper !
Le report de l’entrée en vigueur de la réforme laisse à l’ensemble des entreprises concernées davantage de temps pour se mettre en conformité.
CAPITALISEZ sur ce délai supplémentaire et donnez-vous les moyens de profiter des bénéfices attendus de la réforme
Comprendre votre cible
E-invoicing, e-reporting, PPF, PDP, OD, formats sémantiques, codes routage…
De nombreux concepts inédits pour une majorité d’entreprises à appréhender…
Mais aussi et SURTOUT des gains de productivité à dégager pour votre direction financière :
- RÉDUCTION des délais de traitement des factures
- OPTIMISATION des délais de paiement
- CENTRALISATION et SIMPLIFICATION du traitement des litiges factures
Savoir d’où vous partez
Un diagnostic adapté à votre organisation pour appréhender vos principaux axes de mise en conformité et d’accroissement productivité :
- Processus manuels ou digitalisés ?
- Complexité des flux transactionnels ?
- ERP ou environnement IT conformes aux attendus de la réforme ? Diagnostic de leur mise en conformité réalisé?
- Référentiel clients, fournisseurs et articles au niveau de qualité attendu?
- Piste d’audit fiable (PAF) et référentiels associés à jour des derniers amendements CGI ?
Comment vont vos référentiels tiers?
L’émission d’une facture électronique va bien au-delà d’un envoi de PDF par mail à votre client qu’il soit signé ou non !
Disposer de la raison sociale, du SIREN ou du SIRET de votre client n’est PLUS qu’une simple mention de facturation.
C’est LA condition pour que votre facture arrive à bon port et soit réglée dans les meilleurs délais !
Vos référentiels tiers sont LA source de données à inclure obligatoirement à vos flux de e-invoicing et de e-reporting
Vous assurer dès aujourd’hui de l’exhaustivité et de la qualité de vos référentiels, c’est :
- Engager une étape de votre projet de mise en conformité structurante et consommatrice de temps pour vos équipes
- Garantir la fluidité des échanges de factures avec vos partenaires en vous assurant de la conformité de vos référentiels tiers avec l’annuaire de l’Etat, point d’entrée des flux de factures (exemple : complexité de la structure des fichiers EDI)
- Faciliter le traitement de vos factures et ainsi garantir le respect des délais de paiement
- Faites de votre chantier de mise en conformité l’occasion de bénéficier des dernières technologies pour maintenir la qualité de vos référentiels ! (exemple : portails)
Les pièges à éviter
Considérer la réforme comme 100% fiscale
La réforme de la facturation électronique n’est pas une réforme fiscale et/ou une refonte des régimes de TVA
L‘enjeu principal de cette réforme conduite par la DGFIP est de lutter contre la fraude à la TVA
L’OBJECTIF est donc d’augmenter la transparence et la traçabilité des flux sous-jacents aux déclarations de TVA
Il nécessite une attention accrue sur :
- La fiabilité de vos données
- La traçabilité de vos flux
- La rigueur des régimes de TVA appliqués à vos transactions, ceux-ci devenant visibles flux à flux dans le cadre de la réforme.
Sous-estimer les aspects orga-nisationnels et humains de la mise en conformité
Étudier les impacts techniques et outils de la réforme ne suffit pas à assurer un déploiement fluide et efficace de la solution que vous aurez retenue
La facturation électronique modifie en profondeur la prise en charge des flux de factures entrants et sortants par vos équipes comptables
Votre priorité -> ANTICIPER et MESURER ces impacts en amont pour établir au plus tôt un plan de conduite du changement viable
Remettre le sujet à plus tard…
Selon la maturité de vos processus et outils, la marche à monter pour votre mise en conformité avec les exigences de la réforme peut être plus ou moins haute
Ne pas profiter du report de la réforme pour engager un diagnostic et évaluer la hauteur de la marche, c’est prendre le risque de ne pas être prêt lors de sa mise en application.
Naviguer vers la Facturation Électronique : Comment éviter les Icebergs ?
Rejoignez-nous dans cette traversée vers la facturation électronique, avec des cartes de navigation précises et un équipage d’experts chevronnés à la barre.
Phase 1 : Diagnostic Plongée initiale dans l’univers de votre organisation pour établir une cartographie précise de vos flux d’activité et une évaluation de vos processus P2P & O2C (fournisseurs et clients), qui seront bientôt soumis à la nouvelle règlementation sur la facturation électronique. Notre diagnostic ne se contente pas de lister vos axes de mise en conformité ; il vous aide à tracer votre chemin vers la conformité à travers des plans d’actions ciblés et une feuille de route détaillée.
Pour vous accompagner, nous disposons de méthodologies éprouvées, d’expériences projet significatives et variées, ainsi que d’équipes disposant de compétences projet mais également financières approfondies.
Cela vous garantit une approche experte, pragmatique et opérationnelle notamment pour préparer vos référentiels.
Un rapport de synthèse incluant nos constats, nos recommandations opérationnelles et pratiques priorisées ainsi que notre vision de la feuille de route conclut la phase de diagnostic, assurant que vous restiez à la pointe de la courbe d’efficience de la mise en conformité.
Phase 2 : Sélection d’un Nouvel Outil / Nouveau Module A l’issue du diagnostic, cette phase vise à définir les exigences fonctionnelles et techniques requises pour mettre en œuvre les obligations de e-invoicing et de e-reporting. Notre accompagnement est global : de la compréhension de vos besoins à la sélection rigoureuse d’outils adaptés (simple PDP ou solution d’intégration des processus P2P O2C), tout en s’appuyant sur une méthodologie éprouvée de sélection.
Phase 3 : Mise en Œuvre Cette dernière phase se concentre sur le déploiement des processus organisationnels validés et de la nouvelle solution choisie. Notre valeur ajoutée ? Un accompagnement expert dans la mise en œuvre opérationnelle et dans la conduite du changement, pour transformer vos défis en réussites pérennes.
Veille Stratégique continue Nous suivons de près toutes les évolutions et bonnes pratiques communiquées par l’équipe projet de l’Etat sur le projet Facturation Electronique. Une garantie pour vous d’être informés au fil de l’eau pour anticiper et optimiser votre arrivée à bon port.
Notre équipe d’experts qui pourra répondre à vos questions et vous accompagner efficacement dans la mise en œuvre opérationnelle de la réforme.
Imaginons ensemble le projet de mise en conformité qui sera réellement en accord avec vos enjeux.
