La digitalizzazione della funzione Finance non è un semplice tema IT: essa determina la rapidità del closing, la conformità ai riferimenti normativi (IFRS, French GAAP, ESG), la gestione dei processi transazionali end-to-end in tempo reale, così come la capacità di sfruttare i dati finanziari ed extra-finanziari, in particolare grazie alle nuove funzionalità dell’IA.

In questo contesto, un software ERP Finance centralizza dati e processi su un’unica piattaforma, offrendo al CFO una base affidabile per creare valore. Per liberare tutto il potenziale di questo strumento, tre fasi sono decisive: definire con precisione i bisogni operativi, confrontare oggettivamente le soluzioni e poi governare l’implementazione per garantire il valore atteso mantenendo il controllo.

Identificare i bisogni finanziari

Analizzare le esigenze specifiche dell’azienda

Prima di mettere a confronto gli editori ERP, la direzione AFC definisce innanzitutto le sue priorità: accelerare il closing, garantire la conformità IFRS, rendere affidabile la visibilità della liquidità e integrare il reporting extra-finanziario. Questo perimetro rimette il bisogno operativo al centro del progetto ed evita un approccio troppo tecnocentrico guidato dall’IT.

Esso deve inoltre tenere conto delle scadenze normative già fissate: generalizzazione della fatturazione elettronica, introduzione progressiva della CSRD. Mappare fin da oggi questi “must-have” riduce le revisioni in fase di test e mette in sicurezza il calendario di audit.

Valutare i processi operativi da ottimizzare

Per ottimizzare un progetto ERP Finance, occorre iniziare mappando i processi transazionali interessati (Record-to-Report, Purchase-to-Pay, Order-to-Cash…). Poi identificare i principali punti critici, come doppi inserimenti o riconciliazioni manuali. Infine, definire i processi target ottimizzati. Validato dagli sponsor del progetto, questo General Design funge da bussola per la fase successiva e mette in sicurezza la pianificazione.

Determinare le funzionalità chiave di un ERP Finance

Le funzionalità indispensabili di un ERP Finance si articolano attorno a sei pilastri:

  • una contabilità multi-GAAP/IFRS a supporto dell’espansione internazionale;
  • una consolidazione finanziaria in tempo reale per rendere affidabile il closing di gruppo;
  • un modulo tesoreria integrato per proteggere la liquidità e la gestione dei rischi;
  • controlli interni preconfigurati conformi a SOX/ICFR;
  • reporting finanziari ed extra-finanziari per misurare la performance aziendale;
  • infine, API CRM che collegano pipeline commerciale e previsioni finanziarie per affinare la gestione dei ricavi.

Parallelamente, la direzione AFC deve essere coinvolta nei lavori di strutturazione e governance dei data. L’esigenza di qualità dei data deve proiettarsi nel lungo periodo per garantire il valore aggiunto atteso dall’ERP.

Scegliere il giusto ERP Finance

Costo totale e budget di implementazione

Per costruire il budget di un progetto ERP Finance, occorre innanzitutto calcolare il TCO: abbonamenti o licenze, integrazione e customizzazione, project management, change management, pulizia dei dati, gestione degli asset e backfill dei team operativi.

È inoltre necessario prevedere i moduli connessi (motore fiscale, reporting ESG, pianificazione) e il monitoraggio delle spese, integrandoli fin dal business case. Un comitato costi/benefici mensile, guidato dalla direzione AFC, mette in sicurezza gli arbitrati ed evita sforamenti di budget non controllati.

Le esperienze mostrano che una roadmap quantificata, rivista a ogni milestone, è il miglior mezzo per negoziare con l’editore e l’integratore e mantenere il progetto entro il perimetro finanziario iniziale.

Scalability e flessibilità per il futuro

Per un ERP Finance sostenibile, privilegia un’architettura modulare e aperta (API first), erogata in modalità Software as a Service: questo approccio riduce del 30% circa i costi d’integrazione e manutenzione.

Adotta parallelamente un modello SaaS multi-tenant: SAP, Oracle e Microsoft propongono così quattro aggiornamenti funzionali e d’IA annuali, mentre i patch di sicurezza restano integralmente gestiti dall’editore.

Verifica infine che, indipendentemente dal settore, l’aggiunta di nuove filiali, moduli verticali o report ESG avvenga tramite semplice parametrizzazione e non tramite codice. Una roadmap “future-proof” corredata da indicatori di valore (costi, tempi, rischi) permette di arbitrare ogni estensione e preservare il TCO su cinque anni.

Perché affidare la gestione di un progetto ERP Finance a Ginesis?

Grazie alla sua triplice competenza finance-progetto-SI, al suo approccio multi-tecnologico agnostico e alla sua esperienza in progetti su ampia scala, Ginesis supporta la direzione AFC nella definizione del core model target, accompagna i team nella sua implementazione con l’integratore, mette in sicurezza i data, guida il cambiamento e garantisce un’appropriazione dell’ambiente misurata e controllata.

Riuscire nell’implementazione

Fasi progettuali e governance

Adotta una governance congiunta CFO-CIO strutturata intorno a un PMO e a un comitato di gestione incaricato di arbitrare le risorse e tracciare ogni decisione operativa.

Per mettere in sicurezza il progetto ERP Finance, Ginesis raccomanda il metodo Target → Gap → Roadmap:

  • definire il target operativo,
  • misurare gli scarti,
  • poi pianificare i cantieri prioritari con un calendario realistico.

Il mantenimento di un registro decisionale, rivisto a ogni comitato, limita lo scope creep e protegge sia budget sia tempi.

Parametrizzazione e adattamento al core model

Per parametrare un ERP Finance, occorre scegliere tra due approcci: ADOPT, che privilegia la standardizzazione rapida del core model, o ADAPT, che consente personalizzazioni mirate quando il valore operativo lo richiede.

Qualunque sia lo scenario, l’arbitrato finale deve restare nelle mani della direzione AFC per preservare il valore-rischio del progetto. Nei gruppi multi-business, multi-paese e multi-GAAP, l’istituzione di una “local design authority” per paese evita la proliferazione di deviazioni mantenendo la coerenza del core model. Documentare ogni eccezione approvata in un registro condiviso semplifica i workshop di progettazione e limita derive successive.

Change management e formazione utenti

Per riuscire nel change management di un ERP Finance, tre leve fanno la differenza: uno sponsoring visibile della direzione, una formazione “role-based” e KPI di adozione misurati in continuo.

Secondo la Finance Transformation Guide 2024 pubblicata da KPMG, il 66% delle direzioni AFC dotate di una strategia talenti chiara raggiunge i propri obiettivi di trasformazione.

Lo stesso studio raccomanda di liberare fino al 70% del tempo dei process-owner per la fase UAT e l’acquisizione di competenze, garanzia di fluidità all’avvio. Completa l’accompagnamento con workshop pratici in un ambiente sandbox dell’editore e con un dashboard di adozione che monitora l’uso reale per adeguare il piano formativo durante il deployment.

Massimizzare il valore nel tempo

Centralizzazione, automazione e gestione in tempo reale

Dotandosi di un ERP Finance, la direzione AFC dispone di report aggiornati in tempo reale e di una visione unificata, riducendo in modo significativo la durata di cloasing mensile di alcuni cicli come i conti fornitori.

Associando moduli predittivi, ad esempio sul cash, lo strumento modella rapidamente scenari di tesoreria e propone scelte sul budget, trasformando il controller in un vero business partner orientato alla liquidità. Queste capacità, basate sul machine learning e dashboard in tempo reale, accelerano le decisioni garantendo nel contempo la performance finanziaria.

Visibilità Supply-Chain / Contabilità e gestione dei rischi

Un ERP Finance con un’integrazione nativa Supply Chain–Finance offre una visione unificata di scorte, ordini e flussi di tesoreria.

Sul piano della conformità, il modulo Contract & Lease Management facilita l’applicazione di IFRS 16: i contratti sono identificati e valorizzati nel libro mastro senza reinserimenti, riducendo il carico di chiusura. Questa centralizzazione delle regole contabili e degli indicatori operativi protegge la gestione dei rischi e accelera il reporting finanziario.

Monitoraggio KPI finanziari e miglioramento continuo

Per sfruttare al massimo il valore di un ERP Finance, costruite un cockpit di indicatori – DSO, free cash flow, tempi di pagamento, tasso di automazione, costo unitario di transazione – aggiornati in tempo reale. L’utilizzo di un motore di process mining permette di identificare deviazioni di processo e analizzarne le cause.

Pianificare una revisione trimestrale dei flussi (Record-to-Report, Purchase-to-Pay, Order-to-Cash) e integrare le azioni correttive in un backlog prioritizzato crea un ciclo di miglioramento continuo e rafforza la cultura data-driven della funzione Finance.

Il metodo Ginesis in sei fasi

1. Inquadramento – allineare visione, sponsor e perimetro.

2. Business Case – stimare ROI e prioritizzare le leve.

3. Core model – progettare il riferimento gruppi/procedure target.

4. Parametrizzazione – configurare l’ERP Finance limitando gli scarti.

5. Change & test – formare i key user e mettere in sicurezza l’UAT.

6. Hypercare – stabilizzare l’esercizio post go-live.

Ogni fase è guidata da un responsabile operativo, scandita da indicatori di valore (costi, tempi, qualità) e protetta da un piano rischi evolutivo che copre qualità dei dati, backfill e interfacce. Questa disciplina end-to-end massimizza adozione e performance operativa fin dalle prime chiusure.

Scegliere e implementare un ERP Finance apre un ciclo continuo di miglioramento, ben lontano da un semplice sprint tecnologico. Dalla fase di inquadramento al run, la direzione AFC è un attore centrale del progetto: definisce i KPI, arbitra gli scarti e adegua i processi per riflettere le priorità operative.

Un core model solido e una governance congiunta CFO-CIO preservano la coerenza end-to-end controllando nel contempo i rischi.

Alimentato da una cultura data-driven e dalle leve process mining, RPA e analytics, l’ERP Finance trasforma ogni evoluzione in vantaggio competitivo — dal closing più rapido a decisioni meglio informate. Con il metodo e le good practices condivise, i vostri team dispongono ora di una roadmap sostenibile per consolidare la performance sul lungo periodo.