Padroneggiare il processo di migrazione ERP
La migrazione ERP non è solo un cantiere IT: è una trasformazione dei processi di business che riguarda finanza, vendite, acquisti, supply chain e performance management. Per un CFO, la sfida è definire la governance del processo e dei dati per mettere in sicurezza il valore e portare a termine con successo la migrazione.
Quasi il 70% dei progetti ERP è considerato un fallimento — da qui l’importanza di una gestione end-to-end. (Genius ERP)
La migrazione ERP non è un semplice trasferimento di dati: è una trasformazione al servizio dei processi di business (finanza, acquisti, vendite, supply, performance management) che richiede un perimetro chiaro, una governance, una metodologia condivisa, un’ambizione di valore lato business e arbitrati regolari tra valore e rischio di progetto. Una Gestione di Progetto supporta queste scelte, mentre l’integratore gestisce l’implementazione tecnica.
Identificare le principali sfide (rischi, ROI, trasformazione del business)
Per un CFO, le sfide si leggono su tre assi:
- Rischio: interruzioni operative, errori nei dati, non conformità. La migrazione ERP è una trasformazione dei processi di business, non un semplice progetto IT; da qui l’esigenza di perimetro, metodo, governance e change management.
- ROI: bilanciare i benefici attesi (valore per il business, automazione di alcune attività, rafforzamento del controllo interno e della tracciabilità, qualità dei dati, chiusure più rapide, produttività, gestione della performance) e i costi (licenze, integrazione, infrastruttura, sicurezza). Pochissime organizzazioni ottengono un ROI realmente positivo già nel primo anno; è quindi indispensabile un piano di valore realistico e misurabile.
- Trasformazione: allineare il nuovo ERP ai processi target, evitare il “copia-incolla” dell’esistente e usare lo standard come leva di ottimizzazione (semplificazione, standardizzazione, controlli). (Genius ERP)
5 scenari frequenti di migrazione (specificità da anticipare): per ciascun caso, valutare l’impatto sui processi di business, mappare le popolazioni coinvolte e adattare la strategia di change management, definire i contributi di valore, mappare e monitorare i rischi, adattare i workflow, rafforzare la gestione della performance tramite reporting/KPI.
• On-premise → Cloud: adattare i processi al nuovo ambiente, formare i team e monitorare l’impatto operativo (adozione, performance), con aggiornamento di reporting/KPI.
• ERP verticale → ERP generalista: effettuare il mapping verso lo standard dell’ERP target, accompagnare il cambiamento (formazione per ruolo) e ricalibrare reporting/KPI.
• Cloud → Cloud: gestire il passaggio da uno strumento all’altro tramite mapping tra sistemi, formazione e monitoraggio delle performance, con evoluzione di reporting/KPI.
• Fusione post-acquisizione: far convergere i processi, organizzare la formazione multi-team e standardizzare reporting/KPI.
• Upgrade “major” della stessa soluzione: può talvolta essere più impegnativo di una migrazione tra strumenti; mantenere un forte accompagnamento al cambiamento e adeguare reporting/KPI.
Valutare i bisogni specifici del progetto
Partite da una gap analysis tra i vostri processi target e le capacità dell’ERP individuato; quindi è importante formalizzare un capitolato e una governance di progetto (principi decisionali, comitati e responsabilità) per fissare gli obiettivi di creazione di valore e garantire una gestione efficace del progetto, in particolare una reale capacità di arbitraggio.
Sul fronte dati, strutturate il perimetro distinguendo anagrafiche, dati di struttura e dati gestionali per guidare la mappatura e le regole di qualità, e formalizzate la data governance.
Il ruolo di un Project Manager (come Ginesis Finance) è quello di consigliare il business nel perimetro del progetto e nella definizione delle ambizioni, supportare il business nella strutturazione di un core model target che consenta di rilasciare il valore atteso del progetto tramite processi ottimizzati e omogenei, preparare gli arbitrati di business: prioritizzare i benefici, inquadrare i compromessi standard vs specifico, gestire il change management e mettere in sicurezza il ROI. L’integratore prende in carico gli aspetti tecnici (parametrizzazione, sviluppi, interfacce).
Principali rischi & misure di mitigazione (vista CFO)
| Rischio chiave | Segnale debole | Misura di mitigazione (Project Management) |
| Obiettivi poco chiari | KPI assenti o contraddittori | Perimetro di valore, KPI e criteri di accettazione definiti fin dall’avvio. (Genius ERP) |
| Dati di scarsa qualità | Duplicati, incoerenze | Mappare i dati, ripulire le anagrafiche e formalizzare regole di integrità/qualità prima della migrazione. |
| Sottostima del change management | Rifiuto degli utenti | Mappare le popolazioni e misurare gli impatti Definire un piano di change management e una formazione per ruoli (finanza/acquisti/logistica). (Genius ERP) |
| Governance debole | Decisioni tardive | Nominare uno sponsor, istituire un comitato di progetto e chiarire le responsabilità. |
| GDPR / conformità | Diritti di accesso poco chiari | DPO, principi di minimizzazione/tracciabilità, revisione ruoli & autorizzazioni. (Choisir mon ERP) |
| Tempistiche irrealistiche | “Effetto tunnel” | Roadmap incrementale, milestone e go/no-go per lotto. (Genius ERP) |
Pianificare efficacemente la migrazione dei dati
La migrazione dei dati ERP impatta direttamente sia la continuità operativa sia l’affidabilità dei report e deve seguire un piano metodico, in ogni fase: analisi, data quality, mapping, estrazione, deduplicazione/pulizia, trasformazione/caricamento, quindi test prima del cutover, il tutto con una governance dedicata e nel rispetto delle regole GDPR. ( Choisir mon ERP – gestisoft.com)
È importante anticipare in bilancio almeno il 10% dell’implementazione ERP per la migrazione dei dati e iniziare presto per distribuire il carico, in particolare sulla data quality, e mettere in sicurezza la qualità. (Choisir mon ERP)
Mappare i dati & definire un repository di riferimento
Consolidate un repository unico (ad es. clienti/fornitori) e documentate tassonomie, attributi e gerarchie target prima di qualunque pulizia; questo faciliterà il mapping tra i vecchi sistemi e la nuova banca dati. (Choisir mon ERP)
Per ciascun dominio di business, formalizzate le fonti e le regole di corrispondenza, gestite i duplicati e definite criteri di trasferimento dei dati storici oltre ai requisiti di conformità (GDPR/governance). La conoscenza e l’expertise del business sono decisive per stabilire cosa conservare e come mappare i dati. (gestisoft.com – Choisir mon ERP)
Suggerimento Ginesis Finance: definite un perimetro iniziale (anagrafiche e dati storici essenziali), pianificate per periodi la migrazione e mantenete un archivio accessibile per i dati fuori perimetro. (Choisir mon ERP)
Definire regole di validazione & integrità
Definite regole di approvazione & integrità per dominio di business e conducete test iterativi su piccoli lotti in un ambiente di test per team prima del cutover. (gestisoft.com – Choisir mon ERP)
Strutturate un piano di test combinando la parte tecnica (ETL: estrazione, trasformazione, caricamento) e test per scenari di business (UAT); definite un cutover condiviso tra tutti gli attori di progetto e misurate il tempo di ogni attività per governare il tempo di indisponibilità del sistema. (Choisir mon ERP – gestisoft.com)
Gestire con successo la transizione
Il successo del go-live dipende dal coinvolgimento degli stakeholder, da azioni di change management adeguate, da formazioni mirate e da una gestione per risultati (KPI, qualità dei dati, adozione). Quasi il 70% dei progetti ERP è considerato un fallimento: adozione e change management diventano quindi leve critiche per mettere in sicurezza il valore. (Genius ERP)
Coinvolgere gli stakeholder & formare il team di progetto
Costituite un team di progetto chiaro (sponsor, CFO, funzioni di business, IT, project manager) con ruoli e responsabilità definiti e un processo decisionale esplicito. Coinvolgete profili che conoscono i processi e i sistemi legacy: questo accelera gli arbitrati e mette in sicurezza la qualità della migrazione ERP.
Inquadrate e anticipate il change management e la formazione sui nuovi processi/strumenti per limitare l’impatto sugli utenti e favorire l’adozione.
Check-up: siete davvero pronti a migrare?
• KPI di valore definiti (closing, produttività, qualità dei dati) e criteri di accettazione documentati?
• Ruoli e responsabilità formalizzati, decisioni tracciate?
• Anagrafiche/mapping “congelati” e approvati (dati e processi)?
• Test utenti previsti e dataset di prova approvati dal business?
• Piano di cutover e piano di rollback, oltre a supporto post go-live definiti?
• Piano di formazione per ruolo (finanza, acquisti, logistica…) operativo?
- Interfacce costruite e testate end-to-end?
- Autorizzazioni definite, assegnate e testate?
Misurare i risultati & adeguare il piano
Già nella fase di gestione a vuoto, seguite un dashboard strutturato per domini (finanza, operations, dati) e allineatelo ai reporting/KPI esistenti, per oggettivare l’adozione e la qualità dei flussi informativi.
Definite soglie di allerta e criteri di accettazione, quindi attivate piani d’azione (riparametrizzazione, formazione mirata, correzioni ETL e rilancio dei test) prima e dopo il cutover.
IlProjet Management gestisce gli arbitrati per preservare il ROI e limitare i rischi operativi, dando priorità agli scostamenti da correggere e ai benefici misurabili.
Garantire la sostenibilità post-migrazione
La migrazione non si ferma al go-live. Conformità (GDPR, autorizzazioni, tracciabilità), supporto utenti, qualità del servizio e miglioramento continuo devono essere pianificati su 12 mesi, con governance e review regolari. Su scala di mercato, solo il 17% delle organizzazioni dichiara un ROI positivo nel primo anno: dare priorità alle ottimizzazioni post-migrazione (processi, dati, formazione) è quindi decisivo per mettere in sicurezza il valore. (Genius ERP)
Valutare performance & conformità del nuovo ERP
Organizzate review post-deploy regolari per verificare: la performance (indicatori finanza/operations e stabilità dei flussi), la qualità dei dati (integrità, derive) e la conformità (GDPR e condizioni di consenso). Nominate un responsabile della data governance e della conformità. (Choisir mon ERP)
In parallelo, censite gli scostamenti residui (riparametrizzazione, evoluzioni, cambi d’uso) in un backlog prioritizzato per guidare il miglioramento continuo e mettere in sicurezza il ROI.
Prevedere miglioramento continuo & flessibilità
Definite una cadenza di release pianificate: lotti di miglioramenti (reporting, controlli, automazioni), formazione continua e igiene dei dati. IlProject Management anima la prioritizzazione valore/rischio e monitora il ROI incrementale tramite KPI (risparmi di tempo, affidabilità, cash-flow).
In cosa Ginesis Finance si distingue (Project Management vs integratori)
Gli integratori ERP eccellono nell’implementazione tecnica (parametrizzazione, interfacce, script di migrazione). Ginesis Finance, in qualità di Project Management, mette in sicurezza il valore di business: perimetro di valore, mapping dei processi tra strumenti, governance e arbitrati standard vs specifico, change management e adeguamento di reporting/KPI, oltre a strategia dati & conformità (GDPR).
Obiettivo: una migrazione ERP che trasformi davvero la performance finanziaria e operativa, con il miglior rapporto valore/rischio.
Siete pronti a oggettivare il vostro progetto? Contattate Ginesis Finance per una diagnosi di Project Management: perimetro di valore, roadmap dati, strategia di change management e analisi migrazione vs riparametrizzazione, con budget rischi. Supportiamo la vostra decisione e mettiamo in sicurezza l’esecuzione.