Contesto e obiettivi
Presso una fondazione privata francese senza scopo di lucro, abbiamo assistito in una diagnosi volta a garantire la conformità alla legge sulla fatturazione elettronica per tutti i suoi flussi legati alle fatture dei clienti e dei fornitori, in un contesto particolare di implementazione di un nuovo strumento S2C.
Il nostro approccio si basa su :
- revisione dei processi esistenti (business/IT/sistemi di riferimento)
- la proiezione dei processi del bersaglio con COUPA, lo strumento attualmente in fase di introduzione per ottimizzare e anticipare la diagnostica dei bersagli
- lo studio dell’impatto sugli strumenti informatici e sull’ambiente, sui perimetri OTC e S2P
- proporre scenari di conformità alla legge finanziaria adeguati alla specificità dell’azienda
La nostra missione
Analisi dell’impatto dei nuovi obblighi per tipologia di flusso in termini di organizzazione, processi e strumenti e identificazione dei requisiti di conformità.
Identificazione dei dati mancanti/incompleti rispetto agli obblighi (nuovi riferimenti alle fatture, nuovi dati da inserire nelle fatture, nuovi stati di elaborazione/incasso delle fatture, ecc.)
Analisi, con il nostro partner FIDAL, delle caratteristiche specifiche dell’IVA della struttura: ammissibilità di particolari attività alla riforma, misurazione dell’impatto della riforma sulla settorializzazione dell’IVA, ecc.
Raccomandazioni sull’organizzazione dei futuri processi S2P e O2C, esaminando le opportunità di standardizzazione e miglioramento.
Proposte di raccomandazioni sullo sviluppo degli strumenti attuali (interfacce da sviluppare) e dei repository (quale master repository, quali informazioni aggiungere dove e da quali fonti, ecc.)
Studi e raccomandazioni sui vari scenari possibili: PDP vs PPF vs OD e possibili modifiche allo strumento S2C scelto in termini di complessità, benefici, costi di progetto/gestione, ecc.
Identificazione dei requisiti funzionali e tecnici e stesura delle specifiche per soddisfare i nuovi obblighi
Risultati
Inquadramento del progetto, pianificazione, governance, sensibilizzazione/formazione e strategia di gestione del cambiamento adattata ai vari attori coinvolti nel progetto (utenti finali – scienziati, dipartimento finanziario, dipartimento acquisti, audit interno, dipartimento IT, ecc.)
Analisi dei dati, mappatura dei flussi e revisione dei processi potenzialmente impattati da 2 punti di vista:
- Affari
- IT/interfacce
Proposta di raccomandazioni, co-costruzione di un’organizzazione target e di una roadmap, integrando i vari progetti di compliance da indagare per tema principale
Individuazione di azioni di approfondimento da svolgere sul trattamento dell’IVA e sull’input CA3 (contatti con determinati fornitori/clienti, stabilimenti secondari, ….).
Elaborazione di specifiche attraverso workshop di revisione e convalida con le Business Unit e il Dipartimento IT.
Obiettivi e attività svolte
