Contesto e obiettivi
Entità responsabile delle attività IT (DSI) di una filiale di un grande gruppo di lusso
L’obiettivo è quello di lanciare uno strumento per la costruzione del budget (aperto ai responsabili dei progetti IT che si occupano di budget) e per la rendicontazione mensile ai vari reparti del Dipartimento IT e ai suoi clienti.
Complessità dell’organizzazione da integrare: grande volume di dati e necessità di restituire i dettagli ai clienti del Dipartimento IT (70 clienti, 1500 linee di esecuzione e progetti CAPEX / OPEX)
La nostra missione
Fasi del progetto :
- Identificazione dei requisiti funzionali dell’applicazione (organizzazione di workshop con una serie di utenti chiave operativi e finanziari + il team di sviluppo)
- Sviluppo iterativo e accettazione in lotti evolutivi
- Redazione di guide funzionali e di amministrazione degli utenti e corsi di formazione
- Post di supporto Vai in diretta
Principali funzionalità sviluppate nella fase di Budget :
- Budget CAPEX / OPEX inseriti dal personale operativo in giorni/uomo, valore (CAPEX inseriti con una visione pluriennale)
- Ammortamento calcolato dall’applicazione sulla base dei dati inseriti per ogni progetto (data di Go Live, periodo di ammortamento)
- Fornitura di dati di bilancio (budget, rivisto, atterraggio) in base alle aree di analisi: organizzazione del dipartimento IT (dipartimento, funzione), clienti beneficiari, tecnologia degli strumenti sviluppati, natura della spesa (licenze, manutenzione, consumo di Cloud, attività interfunzionali, ecc.)
- Costruzione di rapporti sulle fonti di cambiamento (portata dell’impatto, tariffa giornaliera, giorni/uomo, ….).
- Principali funzioni sviluppate per la fase Real (chiusura mensile e reportistica)
- Caricamento dei dati effettivi (giorni-uomo, CAPEX, OPEX, ammortamenti) tramite SAP (CAPEX, OPEX, ammortamenti) e lo strumento Timesheet (giorni-uomo)
- Rendicontazione dei dati effettivi e confronto con le previsioni, sulla base della stessa analisi del budget.
Risultati
Soluzione implementata in 6 mesi
Utilizzo della soluzione da parte dei team di progetto e dei controllori di gestione
Disattivazione di più report e file Excel
Standardizzazione del processo e maggiore facilità di revisione/validazione, con conseguente riduzione dei tempi di consegna.
